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Se sei un imprenditore, un venditore o gestisci team di vendita, sicuramente ti sarai chiesto spesso quali siano gli strumenti INDISPENSABILI per rendere davvero produttivo questo lavoro.

Il comparto vendita ha un ruolo chiave all’interno di qualunque azienda, di qualunque settore merceologico: questo perché il sales produce profitto e, di conseguenza, ricchezza per l’intera struttura. Nel corso della nostra esperienza come consulenti, abbiamo incontrato molti professionisti in cerca di strumenti utili per migliorare le loro performance. Ti spiego meglio cosa voglio dire con un esempio.

Giacomo ed Elisa sono due responsabili sales di un’Azienda che vende macchinari industriali, distribuita su una doppia filiale. Ognuno dei due dirige un team di 10 persone, in due filiali diverse. Pur seguendo la medesima procedura aziendale, i due team hanno performance molto diverse. Il team di Giacomo riesce a chiudere il 30% delle vendite, mentre il team di Elisa circa il 70%.

Come è possibile tutto questo?

Ci sono diversi fattori che influiscono in questo processo:

Leggendo questa guida saprai:

  • Come gli strumenti giusti possono aumentare esponenzialmente la produttività di un team di vendita
  • Perché il team di Elisa ha risultati nettamente migliori, pur vendendo lo stesso prodotto e seguendo la stessa procedura aziendale di Giacomo
  • Quali sono gli strumenti da valutare se vuoi vendere sul serio

Iniziamo subito.

Gli strumenti indispensabili per il team vendita

Sei pronto a conoscere la storia di Elisa e come TU puoi raggiungere gli stessi risultati? Ecco quali sono gli strumenti da valutare con attenzione per un team vendita che funziona.

Le performance di un team di vendita: il ruolo degli strumenti

Riprendiamo con la storia di Giacomo ed Elisa. Il CEO dell’Azienda non riusciva a capire come mai ci fosse una differenza simile di performance tra i due team.

Il punto di partenza era questo:

  • Giacomo ed Elisa gestiscono entrambi due team composti da 10 persone l’uno. Ogni team segue le linee guida aziendali per la vendita e ha a disposizione il medesimo tempo
  • Il team di Elisa vende decisamente più di quello di Giacomo: siamo a circa il 70% delle vendite totali, contro il 30% totalizzato da Giacomo

Per capire quali fossero i fattori determinanti, abbiamo iniziato ad osservare il modo in cui i due team lavoravano. Ecco cosa è emerso:

  • Giacomo tendeva a non assumere atteggiamenti motivanti e da leader. La sua mancata assertività e le capacità di ascolto carenti gli impedivano di entrare in connessione empatica con il team, che non si sentiva abbastanza capito
  • Elisa, al contrario, aveva un mindset completamente diverso: faceva dei brief giornalieri per condividere gli obiettivi (secondo ClearCompany, solo il 5,9% delle aziende comunica obiettivi ogni giorno), ascoltava le rimostranze del team, si complimentava con chiunque facesse un buon lavoro.

L’approccio faceva decisamente la differenza all’interno dell’organizzazione, ma non solo. Elisa aveva organizzato il flusso di lavoro in modo intelligente, curando la scelta di una serie di strumenti. In questa guida ti spiegheremo quali sono i primi due strumenti da valutare con attenzione per un team vendita.

Strumento #1 – Il telefono

Il telefono è lo strumento numero uno per chi si occupa di vendita. Si tratta di una spesa che hanno ovviamente le aziende con commerciali e non con call center. Nei call center si utilizza il voip o il fisso e le chiamate vengono gestite dai centralini.

I centralini costano anche qualche migliaio di euro, ma in rete ci sono delle soluzioni per farsi il proprio centralino fai da te.

Risparmiare sul costo del telefono può essere semplice, a patto di mettere in atto alcuni accorgimenti. Sembrerà assurdo, ma il CEO della nostra Azienda di macchinari industriali ignorava completamente questo passaggio, spendendo centinaia di euro al mese per un servizio scadente.

Per risparmiare sul costo della telefonia l’unica alternativa valida è quella di indagare il proprio territorio alla ricerca di soluzioni valide e a buon mercato. Per quanto riguarda la telefonia mobile, le nuove aziende emergenti come Iliad, Kena e “ho” hanno portato una riduzione dei costi notevoli.

Il problema è questo: se hai un’Azienda, di qualunque tipologia e dimensione, ti sarai accorto che molti operatori telefonici non mantengono le promesse concordate in fase contrattuale, e a distanza di qualche tempo mandano un avviso con cui cambiano i termini e condizioni d’uso applicando tariffe sconvenienti.

Non c’è una soluzione definitiva a questo disagio: l’unico modo che abbiamo testato (e che funziona) è cercare di evitare contratti lunghi, con molte penali e soprattutto che includono altri servizi come l’hardware del telefono poiché tutto ciò contribuisce a tenerti vincolato ad un operatore.

Molto meglio acquistare i telefoni indipendentemente piuttosto utilizzando formule come il credito commerciale, o finanziarie e acquistare sim o fare contratti di telefonia a parte. Il CEO di Giacomo ed Elisa aveva un contratto in essere da più di 5 anni, ormai a tariffe sconvenienti e non aveva la minima idea di poter abbattere i costi drasticamente.

Ad esempio il passaggio da Wind a ho ha portato l’attività ad un ritorno di investimento del 161% per ogni singolo operatore. Se sei in una situazione light, e nell’anno 2018 tu avessi speso 15 euro per 4 persone ti saresti ritrovato con un costo annuale di 720 euro. Il passaggio ad “ho” alla tariffa di 7 euro al mese (con molte prestazioni di giga) comporterebbe una spesa annuale di 336 euro e quindi un roi effettivo del 457%.

Strumento #2 – Postazione di lavoro

Se ti dicessi che la postazione di lavoro ha un impatto straordinario sul team vendita ci crederesti? Oltre al caso di Elisa, che ha organizzato al meglio le sue postazioni migliorando le performance di vendita, credo tu debba leggere ASSOLUTAMENTE questi dati:

  • Solo il 13% della forza lavoro globale è altamente coinvolto e molto soddisfatto del proprio posto di lavoro (Fonte: Rapporto globale Steelcase)
  • Una ricerca pubblicata su Brother.co afferma che il 41% degli intervistati ha dichiarato di ritenere che uno spazio di lavoro ordinato renda le persone più produttive;
  • Il 21% ha ammesso che avere una scrivania ingombra ha in qualche modo aumentato il loro carico di lavoro, mentre il 20% ha affermato che lo spazio disordinato di un compagno di lavoro ha avuto un impatto negativo su quanto sono stati in grado di svolgere nella loro giornata lavorativa

Avere una buona postazione è importante per diversi motivi:

  • Aumentare il benessere sul lavoro e, quindi, la produttività
  • Avere a disposizione TUTTI gli strumenti che servono per lavorare
  • Far sì che gli strumenti utili per lavorare abbiano un ROI quanto più elevato possibile

La configurazione ottimale di una scrivania vede un portatile e monitor fisso su postazione con telefono. Nessun altro ingombro e nessun altro elemento distrattivo. Volendo calcolare il costo del tavolo + scrivania + sedia + telefono = 400 euro. Gli operatori di call center hanno attività ridotte. Devono chiamare e aggiornare i documenti di chiamata che nelle situazioni più evolute sono sostituiti dai CRM. Se il tuo crm è in cloud come nel caso di vTiger, significa che per accedervi è necessario semplicemente una rete wifi e un browser.

Se la tua esigenza è quella di realizzare un contact center e stai partendo, un’idea che potresti valutare è quella di utilizzare dei raspberry al posto del pc. La potenza di raspberry è sufficiente per svolgere le funzioni necessarie ai videoterminalisti. In questo modo potresti anche impedire ai tuoi collaboratori di usare il dispositivo per altri usi oltre a quelli per cui è progettato.

Per concludere, se non sono necessari software particolari e se la loro unica funzione è quella d’uso di un CRM, allora un rasperry pi4 del valore di 60 euro iva inclusa è sufficiente. Ti ho detto che una delle prerogative di una buona postazione, oltre ad essere in ordine e a fornire strumenti performanti, è la capacità di impattare direttamente sul tuo carico di spesa, alleggerendolo.

Immagina quanto potresti risparmiare a partire da due persone. Pur avendole dotate di un computer economico, non avresti speso meno di 300 euro (a meno che non li abbia trovati su subito ed usati). Con il Raspberry tuo roi è del 400% e il tuo risparmio è di 260 euro a postazione.

Per ora abbiamo concluso questa prima parte di approfondimento sugli strumenti. Nella seconda parte ti parleremo di due elementi importantissimi che hanno fatto la differenza nel lavoro del team vendita: facilities e supporto marketing.

Oggi voglio raccontarti la storia di Matteo. Matteo è un manager di un’Azienda che produce macchinari industriali. Gestisce un team di 15 persone, tra tecnici, ingegneri e specialisti. Matteo inizia a monitorare costantemente la produttività della squadra. Nel giro di tre mesi, nota un grosso calo delle performance. Inizia a parlare con le persone.

Dopo qualche giorno, scopre che l’aver nominato un “vice” all’interno del gruppo di lavoro ha radicalmente mutato le dinamiche interne. Questo perché la nomina di un vice ha cambiato i rapporti tra pari che c’erano prima. Prima di questa nomina, tutti si sentivano uguali e nessuno aveva più responsabilità dell’altro.

Dopo questa nomina, il cambio di ruoli della persona che, fino a pochi giorni prima, occupava la stessa postazione ha mutato gli equilibri, facendo decadere il principio di sicurezza psicologica.

In questo caso e in qualunque altro caso in cui ci siano attriti all’interno del team, questi cinque suggerimenti (immediatamente applicabili) possono cambiare scenario. Ecco quali sono.

5 consigli per potenziare la tua squadra

  • Promuovi la cultura del dialogo: organizza un paio d’ore di riunione in cui fai parlare i membri del tuo team, chiedendo loro come si sentono, se ci sono difficoltà e se c’è qualcosa che potete fare insieme per migliorare l’ambiente di lavoro
  • Ricompensa sempre il buon lavoro: fai complimenti al team quando fa qualcosa di buono. Questo li farà sentire apprezzati e li spronerà a dare il meglio
  • Valorizza i punti di forza: se, ad esempio, uno dei membri del tuo team è particolarmente creativo, offrigli la possibilità di mostrare le sue idee e dagli ascolto. Cerca di individuare i punti di forza di ognuno e esaltali al massimo
  • Imposta sempre obiettivi chiari: ognuno deve sempre sapere quali sono i compiti a cui deve assolvere. Assicurati che tutti sappiano quali sono le loro responsabilità e invita tutti alla cooperazione
  • Introduci la tecnologia: la tecnologia può migliorare radicalmente la comunicazione e la condivisione di informazioni. Sapere su cosa sta lavorando l’altro, a che punto è e cosa manca per procedere è fondamentale per poter dare il meglio e raggiungere un obiettivo. (Un CRM potrebbe aiutarti molto in tal senso).

LEGGI ANCHE >> Come organizzare il lavoro delle persone: strumenti, metodi e applicazioni gratuite

Ottieni il meglio dalla tua squadra

Il lavoro di squadra è una componente fondamentale all’interno di un’Azienda. Che tu sia a capo di una piccola azienda o di una multinazionale, saper gestire il team e lavorare in armonia è l’unico modo per aumentare davvero la produttività e unire le forze per raggiungere un comune obiettivo di crescita.

Il 99% degli imprenditori e dei manager sottovaluta questo aspetto: se anche tu fai parte di questa maggioranza, quello che troverai in questa guida potrebbe rivoluzionare completamente il tuo approccio al team.

Leggendo questa guida scoprirai:

  • Perché il lavoro di squadra viene prima di qualunque altro strumento
  • Come aumentare la produttività e valorizzare i punti di forza e i talenti del team
  • Come motivare un team e mantenerlo unito con il Team Building
  • I 6 tipi di persone “tossiche” che tipicamente puoi incontrare in Azienda (o fuori) e come gestirle Se sei pronto, iniziamo subito

Come gestire le persone e aumentare la produttività

Ti sei chiesto quanto l’armonia all’interno di un team influisca sull’attività aziendale? Pensaci un attimo. Ti faccio un esempio. Supponiamo che il tuo team sia composto da 8 persone. Ogni persona ha dei compiti specifici e tutti lavorano per un obiettivo unico. Cosa succede se ci sono degli attriti tra due membri del team?

Nel 2015 Google ha identificato la “sicurezza psicologica” come la caratteristica principale di un team efficace. Coniata dalla ricercatrice di Harvard Amy Edmondson, sicurezza psicologica vuol dire “una convinzione condivisa che il team è sicuro per l’assunzione di rischi interpersonali”.

Questi “rischi” possono essere, ad esempio, le richieste di aiuto, l’assunzione di responsabilità, la condivisione di idee. Ecco, se ci sono attriti all’interno del team, viene meno la sicurezza psicologica. Se manca questa caratteristica, le persone smetteranno di lavorare in sinergia e ognuno si limiterà a svolgere i suoi compiti. Mancheranno le richieste di aiuto, la condivisione, la cooperazione. Il risultato? Ambiente di lavoro ostile, scarsa produttività, insoddisfazione.

Ricorda: le persone felici rendono di più di quelle infelici. Investi sulla felicità del tuo team e sulla buona gestione delle dinamiche di gruppo: i risultati cambieranno radicalmente.

Migliorare con il team building

Il team building è la risorsa numero uno per migliorare le performance di un team. Quando parliamo di team building, intendiamo quel processo di trasformazione di un gruppo di singoli dipendenti che diventano un gruppo coeso. Si tratta indubbiamente del modo migliore per rafforzare la coesione di una squadra, eliminare gli attriti e promuovere dialogo e ascolto reciproci. Un corso di cucina, una gita in barca, un’escape room: sono molte le attività che potreste fare per rafforzare il team.

Cosa può fare una squadra che funziona bene? Se puoi, fai un esperienza di dragon boat o di canoa di squadra. Questo è, senza dubbio, il modo più emozionante e divertente per capire, comprendere e metabolizzare come funzionano le dinamiche di una squadra. Bisogna essere coordinati, essere in grado di autogestirsi, sopperire agli sforzi degli altri. Il Dragon boat, è un’esperienza incredibile. Le persone devono imparare ad autogestirsi e quando qualcuno fa un errore, o ha un problema, tutti lo sentono istantaneamente. Pensa che in una barca di 20 persone che vogano a pieno ritmo, se solo uno mantiene il remo a freno, la barca si ferma.

Ecco, questa è l’essenza del lavoro in team: tutti devono sapere dove andare e come farlo insieme, senza ostacoli, ma supportandosi l’un l’altro. Questo vale più di qualunque strumento di lavoro o tecnica di ottimizzazione del tempo.

Se vuoi mettere alla prova la tua squadra con un’attività di team building, un coach specializzato nella costruzione di team potrebbe decisamente fare al caso tuo.

6 tipi di persone “tossiche”

Ora che abbiamo parlato di come rafforzare la coesione di un team, voglio introdurre un altro tema importante: le persone “tossiche”. Si tratta di quelle persone le cui caratteristiche inibiscono la crescita di un team. Se pensi che questo non sia importante per la produttività della tua Azienda, c’è una cosa che devi sapere.

Nel 2017 Christine Porath, professore associato alla Georgetown University, ha reso noti gli effetti dannosi dell’incivilità sul lavoro. In un sondaggio che ha condotto, l’80% delle persone “ha perso tempo sul lavoro preoccupandosi anche delle indignazioni di poco conto, mentre il 78% si è impegnato meno con il proprio datore di lavoro e la metà ha deciso di fare meno sforzi”. “In uno studio condotto su 4.500 medici e infermieri – si legge in una nota della Porath – il 71% ha collegato il comportamento condiscendente, offensivo o maleducato alla disattenzione del personale, che ha commesso errori medici; il 27% era a conoscenza di comportamenti scorretti che hanno portato alla morte dei pazienti”.

Ecco perché dovresti assolutamente assicurarti di individuare le persone tossiche e affrontarle al meglio. Ecco come fare.

Il saccente

Il saccente lo riconosci subito. È quella persona che tende a far sentire tutti gli altri inferiori, vantandosi delle proprie conoscenze e bollando chiunque altro come incapace. Queste persone vivono in un mondo in cui loro sono intelligenti e tutti gli altri no. Quando qualcosa va storto, è sempre colpa tua, non loro. La lealtà di tutto è nei confronti del suo ego. Qui la strategia migliore è…lasciar perdere e, se possibile, stare alla larga da loro.

Il procrastinatore

Il procrastinatore è quello che rimanda sempre. In ufficio fa tutto al di fuori del suo lavoro. Cerca sempre di perdere tempo, rimandare le task, rallentare i processi. In questo caso, la strada vincente potrebbe essere quella di organizzare il suo lavoro in task distribuite ora per ora. Ogni ora dovrà comunicare il completamento delle task. Calendarizzare le sue attività e definire un tempo potrebbe far uscire il procrastinatore dalla sua pigrizia esistenziale.

Il martire

Il martire è l’eterna vittima. Si lamenta sempre di ogni cosa, si sente costantemente perseguitato o sotto attacco. Probabilmente ha una bassa autostima e tende a sottovalutare le sue capacità, riversando questa negatività sugli altri. Se incontri il martire, ascoltalo: fallo parlare e, quando ha finito di lamentarsi, aiutalo a cambiare il suo schema di pensiero. Spesso basta porre le cose sotto un altro punto di vista per cambiare la visione delle persone.

Non dimenticare di ringraziarlo quando fa un buon lavoro: potrebbe aiutarlo a sentirsi importante all’interno del team.

Il provocatore

Il provocatore lo riconosci dal tono della sua voce: tenta costantemente di mettere zizzania e lanciare sfide all’interno del team. In questo caso, l’unica via è non cedere. Per disinnescarlo, basta evitare di dargli corda.

Il criticone

Il criticone è quello che ha sempre qualcosa da ridire. Non è mai felice del lavoro degli altri, ha sempre un’opinione contraria e controcorrente, vuole sempre avere l’ultima parola. Come affrontarli?

Chris Voss, ex negoziatore di ostaggi dell’FBI, suggerisce di “ascoltare attentamente mentre parlano e poi, ripetere loro ciò che senti. [Continua] fino a quando non dicono” giusto “- che è diverso da” hai ragione”. Per Voss, la differenza tra le due affermazione è che la prima è un segnale di riflessione e comprensione, mentre il secondo è un segno di frustrazione, pensato per placarti e terminare la conversazione.

Il fantasma

Per concludere, il sesto tipo di persona più frequente in un gruppo di lavoro è…il fantasma. Il fantasma è quello che sparisce sempre quando c’è da lavorare: esce, fuma una sigaretta, parla al telefono, si chiude in bagno. Il fantasma fa di tutto per evitare di lavorare, semplicemente scappando da ogni responsabilità. In questo caso, l’ascolto può fare la differenza: potresti scoprire che il fantasma tende ad evitare il contatto perché vive un disagio all’interno del gruppo.

Se hai un’azienda e gestisci un team, la tua priorità sarà quella di massimizzare la produttività e aumentare l’efficienza dei tuoi collaboratori.

So bene quanto questo possa essere impegnativo: rendere efficiente un team significa imparare a gestire il tempo e le priorità, ottimizzare le risorse, trasformare un problema in un’opportunità.

L’organizzazione del lavoro in team prevede tre grandi sfide per l’imprenditore:

  • Time Management, ovvero come gestire il tempo al meglio e pianificare la giornata di lavoro
  • Gestione del team e delle responsabilità individuali e di gruppo
  • Problem solving, ovvero la capacità di trovare una soluzione efficace ad un problema

Leggendo questa guida scoprirai:

  • I MODELLI per gestire il tempo e le priorità: otterrai strumenti pratici per organizzare la tua giornata e imparare a riconoscere le priorità
  • Gli strumenti per gestire e coordinare efficacemente un team
  • L’approccio migliore per trovare una soluzione ad un problema, minimizzando il rischio e rendendo efficiente il lavoro

Se sei pronto, iniziamo subito.

Guida all’organizzazione del lavoro step by step

organizzazione del lavoro step by step

Essere responsabile di un team di lavoro non è così facile: i componenti della tua squadra possono essere diversi per approccio, impegno ed etica del lavoro. Il tuo compito è quello di tirare fuori il massimo dai tuoi collaboratori.

Se non sai da dove cominciare, ecco qualche punto che ti guiderà nella lettura dei prossimi paragrafi.

  • Il rispetto è fondamentale: metti al centro il rispetto verso il lavoro degli altri. Questo favorirà un buon clima e la cooperazione tra i membri
  • Valorizza i punti di forza: ascolta con attenzione i membri del tuo team e chiedi loro quali compiti ritengono più adatti a svolgere nel progetto. In questo modo, quando delegherai incarichi, saprai esattamente quali sono le persone che lo faranno al meglio
  • Rendi tutti responsabili: la squadra vince e perde insieme. Ognuno però è responsabile per il suo lavoro e per i risultati che deve portare, per raggiungere un comune obiettivo
  • Sii chiaro sui compiti di ognuno: tutti devono sapere esattamente quali sono le loro responsabilità. Se nel team ci sono troppi “Non è mio compito fare questo”, probabilmente c’è un problema di comunicazione e di comprensione delle responsabilità. Secondo una ricerca Mckinsey, il 97% dei dipendenti e dei dirigenti ritiene che la mancanza di allineamento all’interno di un team influisca sul risultato di un’attività o di un progetto
  • Dai e ricevi feedback: quando un membro del tuo team lavora bene, non lesinare e complimentati per l’ottimo lavoro. Allo stesso tempo, ascolta i feedback della tua squadra, perché ti aiuteranno a crescere

Questi fondamentali valgono SEMPRE e sono alla base di un buon lavoro in team. Ricorda sempre che le persone fanno la differenza: investire sulle persone significa investire nella crescita aziendale. Iniziamo ora a parlare di strumenti e di metodi concreti e applicabili fin da subito per massimizzare la produttività, gestire il tempo e lavorare efficacemente in team.

Gestione del tempo

La gestione del tempo è la sfida numero uno per ottimizzare il lavoro in team. Pensaci un attimo: quante volte hai la sensazione di “rincorrere” la giornata? Quante volte non riesci a concludere le tue task quotidiane? Saper ottimizzare il proprio tempo è prioritario, a prescindere dal ruolo che ricopri e dal settore in cui lavori.

Ci sono tre strumenti che possono migliorare fin da subito la tua gestione del tempo:

  • La matrice di Eisenhower
  • Il metodo ABC
  • La pianificazione della giornata

Vediamo brevemente come funzionano e come sfruttarli al meglio.

La matrice di Eisenhower

Eisenhower è stato il 34 ° Presidente degli Stati Uniti, in carica per due mandati dal 1953 al 1961. Prima di diventare presidente, però, Eisenhower era un generale a cinque stelle nell’esercito degli Stati Uniti. Ciò che ha sempre contraddistinto il suo lavoro è la capacità di gestire efficacemente il suo tempo e prioritizzare i suoi impegni.

Per ottenere questi risultati, il modello da utilizzare è la matrice di Eisenhower.

matrice-eisenhower

Come puoi vedere, la matrice è composta da quattro quadranti. Ciò che dovrai fare è pensare alle cose da fare e ripartirle nella giusta sezione:

  1. Urgente e importante: qui ci sono i compiti che farai immediatamente
  2. Importante, ma non urgente: qui ci sono invece le attività che dovrai inserire in programmazione
  3. Urgente, ma non importante: qui ci sono i compiti da fare velocemente, ma che non sono importanti. Puoi delegarli a qualcun altro
  4. Né urgente né importante: qui, infine, ci sono le perdite di tempo. La soluzione migliore? Eliminarle

Ricorda: “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”. Lasciati guidare da questo principio quando valuti le tue attività.

Metodo ABC

Anche il metodo ABC di Alan Lakein è molto efficace per gestire le priorità. Il metodo segue un concetto molto semplice: ad ogni task puoi assegnare la lettera A, B o C, a seconda della natura dell’impegno.

La leggenda è questa:

  • A raccoglie tutte le attività urgenti e importanti, da fare adesso
  • B corrisponde a tutte le attività importanti, ma non urgenti, da riprogrammare al più presto
  • C corrisponde alle attività marginali, non urgenti e non importanti

Questo sistema può essere utilizzato sia a livello micro, gestendo le priorità su base giornaliera, sia a livello macro, gestendo la priorità su base mensile o settimanale.

Pianificazione giornaliera, settimanale, mensile

La pianificazione sul breve, medio e lungo termine è la chiave per ottimizzare il lavoro. Per una buona pianificazione mensile, strumenti come Google Calendar sono la soluzione ideale. Per tenere sotto controllo il tuo tempo puoi in realtà usare un semplice quaderno: in questo VIDEO ti spiego in pochissimi minuti come organizzare il tuo tempo e recuperare subito il 50% dell’efficienza

Gestione del team

Ora che abbiamo parlato di gestione del tempo, parliamo di gestione del team. Avere un team cooperativo aumenta esponenzialmente la produttività dei membri. Ognuno deve sapere esattamente quali sono le proprie responsabilità, quali sono i comuni obiettivi da raggiungere e come dare il massimo per aiutare la squadra a progredire.

Se gestisci un team, avrai sicuramente bisogno di condividere e ricevere informazioni sui clienti. Avere un CRM è indispensabile per avere una visione condivisa dei lead in ingresso, dello stadio di avanzamento del lead, della percentuale di conversione, delle azioni di customer care e retention.

Il CRM ti aiuta ad automatizzare i processi ripetitivi come l’invio di mail e a garantire che ciascun membro del team abbia una visione chiara sulle attività aziendali.

LEGGI ANCHE >> I 10 errori più comuni commessi dagli imprenditori che usano Excel (e come evitarli)

Tra gli altri strumenti utili per coordinare il team e gestire l’efficienza, evitando di precipitare nel quadrante 4 della matrice di Eisenhower:

  • Slack: si tratta di un’app che consente la condivisione di file, di chattare, di gestire progetti di gruppo, di fare videochiamate e di integrare spazi cloud come Dropbox e Google Docs. Ne esiste anche una versione free ed è perfetta per tenere sotto controllo le task, soprattutto se si gestisce un team in smart working
  • Trello: validissimo sostituto di Slack, Trello consente di creare to-do list, condividere informazioni e disegnare anche progetti complessi
  • Realtime Board: si tratta di una lavagna interfunzionale e gratuita dove inserire le informazioni da condividere con il team

Questi strumenti, uniti alla potenza del CRM, ti permetteranno di:

  • Gestire il team al meglio: tutti sapranno lo stato di avanzamento di un progetto e quali cose devono fare, tramite l’assegnazione di task
  • Assistere il cliente: migliorare il customer care e la retention, implementando azioni automatiche e facilitando il flusso di lavoro
  • Ottimizzare i tempi, evitando di disperdere energie con comunicazioni volanti su WhatsApp

Problem Solving

Organizzare il lavoro di una squadra richiede anche una certa inclinazione al problem solving. Per capire come approcciare ad un problema nel modo giusto, puoi applicare i passaggi di questo modello:

  1. Definisci il problema: individua il problema da risolvere. Analizzalo, se necessario, “visualizzandolo” con una mappa mentale. Per la tua mappa mentale, puoi usare software come iMindMap e MindMeinster
  2. Misura il problema: individua l’impatto che questo problema ha su di te e sul tuo team
  3. Imposta degli obiettivi, che rispettino l’acronimo SMART. Un obiettivo SMART è Specifico, Misurabile, Attuabile, Rilevante e Temporizzato
  4. Individua le cause alla radice del problema e definisci quali sono quelle che puoi controllare e quelle fuori dal tuo controllo. In questo modo potrai agire su questi fattori per evitare che il problema si ripresenti
  5. Scegli una strategia ben definita per raggiungere gli obiettivi
  6. Attua la strategia
  7. Monitora i risultati

Con questo processo potrai risolvere i problemi del team e, di conseguenza, massimizzare la produttività lavorando senza intoppi. Sulle tre sfide per organizzare il lavoro in team abbiamo detto proprio tutto: inizia mettendo in pratica questi consigli e vedrai letteralmente schizzare la tua produttività alle stelle.

Quante volte ti sei trovato ad utilizzare Excel per tenere traccia dei tuoi clienti?

Excel è uno degli strumenti più popolari tra gli imprenditori: semplice da usare, intuitivo, utile per portare a termine diverse attività veloci.

Insomma, Excel piace perché “parla” la lingua dei numeri, esattamente quella che serve ad un imprenditore per avere un quadro reale del suo business.

Se hai utilizzato o stai utilizzando Excel per l’anagrafica di un cliente, però, c’è una cosa che devi assolutamente sapere. Questo strumento ha dei LIMITI reali se utilizzato come gestionale della tua azienda. Perché? Te lo spiego con un esempio.

Supponiamo che tu abbia un’Azienda di piccole dimensioni e tre collaboratori. Tu scegli di raccogliere i dati dei tuoi clienti all’interno di un file Excel. Anche i tuoi collaboratori fanno lo stesso. Ma che succede se uno dei tuoi venditori decide di cambiare azienda? Hai mai pensato alle conseguenze di una mancata centralizzazione dei contatti? E se il tuo ex collaboratore decidesse di portare via i contatti e di farti concorrenza diretta?

Excel NON ha alcune importanti funzionalità che un vero e proprio sistema di gestione dei clienti (CRM) può offrire ad un’Azienda (sì, anche una piccola-media impresa). Per questo utilizzare Excel ti fa compiere una serie di errori fatali che potresti evitare semplicemente scegliendo uno strumento più adeguato (anche gratuito).

Dopo aver letto questa guida saprai:

  • Quali sono i 10 errori clamorosi commessi ogni giorno dagli imprenditori (e che sicuramente avrai commesso anche tu)
  • In che modo ottimizzare la gestione dei tuoi clienti e ottenere informazioni preziose da condividere con chi si occupa di marketing e vendite
  • Come migliorare per sempre il tuo customer care e rendere i tuoi clienti FELICI di acquistare da te, aumentando profitti e reputazione
  • Quale CRM ti proponiamo di utilizzare per analizzare i clienti e migliorare il flusso di lavoro, (completamente gratis)

Pronto? Iniziamo!

Perché NON utilizzare Excel per gestire i clienti

Ok, Excel è comodo, gratuito e tutti lo sanno usare. Ma se ti dicessi che c’è uno strumento migliore, altrettanto comodo, semplice e gratuito ma con decine di funzionalità in più e CREATO per gestire i clienti in modo efficiente?

Sto parlando dei cosiddetti CRM: si tratta di un sistema integrato per la gestione di lead e clienti, utile sia per migliorare i flussi di comunicazione con questi ultimi, sia per aumentare vertiginosamente la produttività aziendale.

Sì, perché sostituendo il file Excel con un CRM:

  • Avrai un sistema nato per gestire i dati dei clienti e non adattato allo scopo. Questo ovviamente ti offre una serie di funzionalità interessanti, utili per migliorare la comunicazione e massimizzare gli acquisti
  • Potrai gestire tutti i tuoi dati in un unico luogo: questo ti eviterà il rischio di perdere contatti o di sottoscrivere decine di abbonamenti inutili a programmi di fatturazione, gestione e controllo clienti
  • Abbatterai i tempi morti in azienda: tutti i tuoi collaboratori avranno accesso nello stesso istante alle informazioni che servono per per contattare e relazionarsi con il cliente, gestire le trattative e chiudere la vendita

Ecco i 10 errori che il 99% degli imprenditori commette quando utilizza Excel al posto di un CRM (e come evitarli concretamente).

#1 – Problema di sicurezza

Il primo errore che gli imprenditori commettono usando Excel è un errore di…sicurezza. Ti spiego meglio cosa intendo: un file Excel può essere visualizzato facilmente da CHIUNQUE entri in contatto con la tua azienda. Non ci saranno informazioni riservate: l’unica misura di controllo che puoi inserire è una password per l’accesso al tuo file.

Questo potrebbe creare un problema di fuga di informazione (il file può essere spedito a chiunque, anche alla concorrenza) e di privacy per i dati sensibili. Anche il problema dei virus che potrebbero attaccare il tuo file è da non sottovalutare. Il CRM, al contrario, ti offre un controllo maggiore: sarai tu a decidere quali dati condividere con il team.

#2 – Nessun dato da analizzare

Un altro limite di Excel è l’impossibilità di analizzare i dati relativi al comportamento d’acquisto dei tuoi clienti. Il foglio, infatti, non ti dice ad esempio con quale frequenza acquistano i tuoi clienti, come reagiscono alle tue offerte, qual è la loro spesa media, in che fase della trattativa si trovano, quali sono i clienti che hanno trattative aperte, quali sono i clienti che hanno trattative chiuse vinte e quali hanno trattative chiuse perse. Tutti questi dati, importanti per costruire la tua offerta commerciale, possono essere acquisiti solo con un CRM.

#3 – Immissione manuale dei dati

Voglio dirtelo: questo è un errore diffusissimo tra gli imprenditori che usano Excel. Il foglio di calcolo, infatti, presuppone l’immissione manuale dei dati. Ciò vuol dire che dovrai riempire ogni cella manualmente.

Ti sei mai fermato a pensare a quanto tempo potresti risparmiare eliminando questa procedura? Fossi in te, penserei anche alla probabilità di errore elevata di questo sistema. Insomma, può capitare a tutti di distrarsi e di inserire un numero di telefono sbagliato. In questo modo potresti perdere contatti importanti, oltre che il tuo tempo.

#4 – Problemi di collaborazione

Se hai compilato un Excel per tenere traccia dei clienti, è perché probabilmente avrai bisogno di condividere queste informazioni con i membri del tuo team. Beh, voglio dirti una cosa: il file Excel è estremamente limitante dal punto di vista delle possibilità di collaborazione dei vari membri del team.

Questo perché gli aggiornamenti sul file non sono condivisi in tempo reale con tutta la squadra: ciò presuppone continui scambi di mail con “versioni definitive” del tuo Excel, che allungano i tempi clamorosamente e aumentano il rischio di perdere informazioni.

Il CRM ti permette di condividere in tempo reale ogni modifica e ogni azione con tutti i tuoi collaboratori: questo permetterà di aumentare la produttività, ridurre i tempi morti e migliorare il flusso di lavoro.

#5 – Scarsa attenzione per la grafica

Quanto è importante per te avere un impatto visivo positivo con i tuoi strumenti di lavoro? Se stai per rispondermi che questo aspetto non rientra nelle tue priorità, voglio fermarti subito: i dati visivi vengono elaborati dal cervello 60.000 volte più velocemente del testo (Fonte: Ricerca Mainstreethost).

Avere un’interfaccia intuitiva e semplice da leggere migliora il tuo lavoro, abbassa il livello di stress e velocizza la comprensione. Utilizzando un CRM eliminerai il problema per sempre: l’interfaccia grafica è ordinata, pulita e di immediata comprensione. Zero stress.

#6 – Assenza di previsioni sui tuoi clienti

Un errore IMPERDONABILE che sicuramente starai commettendo è negarti la possibilità di fare previsioni sui tuoi clienti. Cosa vuol dire? Semplice: un file Excel non ti permette di fare una programmazione a breve e a lungo termine sull’andamento dei tuoi ricavi.

Pensaci un attimo: come fai a sapere se il tuo flusso di cassa è davvero soddisfacente e se il tasso di conversione dei tuoi clienti è quello che ti aspetti? Un CRM ti offre queste informazioni in forma visuale rendendo molto semplice capire come intervenire tempestivamente.

#7 – Mancata definizione degli obiettivi

Avere degli obiettivi ben definiti è il primo passo per portare la tua attività al successo. Questo principio vale ancora di più quando sono coinvolti collaboratori: evitare di darsi un obiettivo di vendita comune e condiviso è un errore davvero fatale.

Stabilire obiettivi è importante per il tuo team perché restare motivati aiuta a moltiplicare i risultati. Raccogliendo i dati sui clienti con un CRM, riuscirai a fissare obiettivi condivisi raggiungibili e del tutto realistici, basati su previsioni a lungo termine e analisi dello storico.

#8 – Nessuna integrazione fra strumenti

Far funzionare un’azienda a “compartimenti stagni” è estremamente deleterio per i tuoi risultati. Chi vorrebbe lavorare con 20 strumenti diversi quando è possibile averne uno che integra 20 diverse funzionalità?

Continuare a lavorare con il file Excel ti farà commettere l’errore di NON integrare gli strumenti e le piattaforme che usi in azienda. Questo perché questo sistema non ti permette di integrare, ad esempio, il tuo elenco contatti con un gestionale email o uno strumento di fatturazione o, ancora più semplicemente, il tuo sito web.

Al contrario, il CRM possiede tutte queste funzionalità nello stesso luogo. In questo modo potrai ridurre i tempi di lavoro e, soprattutto, tagliare le spese per i software.

#9 – Zero personalizzazione

La standardizzazione di un file Excel non si sposa bene con l’unicità del tuo business. Il livello di personalizzazione di questo strumento è veramente molto basso: un foglio di calcolo è sempre lo stesso per qualunque attività. Converrai con me però che le necessità di un’impresa edile sono ben diverse da quelle di uno studio di commercialisti.

Proprio per questo è importante avere strumenti personalizzabili e modulabili in base alle esigenze specifiche. Il CRM ti consente di uscire dalla standardizzazione e di cucire su di te tutti gli applicativi dello strumento.

#10 – Nessun investimento in tecnologia

L’ultimo errore commesso dagli imprenditori è forse quello più diffuso: la tendenza a non investire in prodotti tecnologici. Il CRM è un prodotto tech al servizio della produttività aziendale: oltre alla nostra esperienza diretta, lo dicono decine di ricerche svolte dai top player del settore.

Ecco qualche numero:

  • Entro il 2025, il mercato CRM salirà a quota $ 82 miliardi, crescendo del 12% all’anno (Seeking Alpha)
  • Un CRM correttamente implementato può generare un ROI compreso tra $ 2,50 e $ 5,60 per ogni dollaro investito (Inc. 2019)
  • Il CRM può aumentare i tassi di conversione del 300% (Cloudswave)

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Abbiamo visto i 10 errori più comuni tra gli imprenditori che usano Excel per l’anagrafica dei clienti. Se ne hai commesso almeno uno o, peggio, stai ancora commettendo questi errori, fermati un attimo e rifletti su ciò che sto per dirti.

Quanto conta per te ottimizzare le performance del tuo team? Che valore ha per te un incremento delle vendite? Ogni obiettivo può essere raggiunto dopo aver compiuto un primo passo.

Se vuoi agire adesso, inizia dal Corso vTiger, il primo corso pensato per spiegarti, step by step, come funziona il CRM gratuito più popolare al mondo.

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