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Se hai un’azienda e gestisci un team, la tua priorità sarà quella di massimizzare la produttività e aumentare l’efficienza dei tuoi collaboratori.

So bene quanto questo possa essere impegnativo: rendere efficiente un team significa imparare a gestire il tempo e le priorità, ottimizzare le risorse, trasformare un problema in un’opportunità.

L’organizzazione del lavoro in team prevede tre grandi sfide per l’imprenditore:

  • Time Management, ovvero come gestire il tempo al meglio e pianificare la giornata di lavoro
  • Gestione del team e delle responsabilità individuali e di gruppo
  • Problem solving, ovvero la capacità di trovare una soluzione efficace ad un problema

Leggendo questa guida scoprirai:

  • I MODELLI per gestire il tempo e le priorità: otterrai strumenti pratici per organizzare la tua giornata e imparare a riconoscere le priorità
  • Gli strumenti per gestire e coordinare efficacemente un team
  • L’approccio migliore per trovare una soluzione ad un problema, minimizzando il rischio e rendendo efficiente il lavoro

Se sei pronto, iniziamo subito.

Guida all’organizzazione del lavoro step by step

organizzazione del lavoro step by step

Essere responsabile di un team di lavoro non è così facile: i componenti della tua squadra possono essere diversi per approccio, impegno ed etica del lavoro. Il tuo compito è quello di tirare fuori il massimo dai tuoi collaboratori.

Se non sai da dove cominciare, ecco qualche punto che ti guiderà nella lettura dei prossimi paragrafi.

  • Il rispetto è fondamentale: metti al centro il rispetto verso il lavoro degli altri. Questo favorirà un buon clima e la cooperazione tra i membri
  • Valorizza i punti di forza: ascolta con attenzione i membri del tuo team e chiedi loro quali compiti ritengono più adatti a svolgere nel progetto. In questo modo, quando delegherai incarichi, saprai esattamente quali sono le persone che lo faranno al meglio
  • Rendi tutti responsabili: la squadra vince e perde insieme. Ognuno però è responsabile per il suo lavoro e per i risultati che deve portare, per raggiungere un comune obiettivo
  • Sii chiaro sui compiti di ognuno: tutti devono sapere esattamente quali sono le loro responsabilità. Se nel team ci sono troppi “Non è mio compito fare questo”, probabilmente c’è un problema di comunicazione e di comprensione delle responsabilità. Secondo una ricerca Mckinsey, il 97% dei dipendenti e dei dirigenti ritiene che la mancanza di allineamento all’interno di un team influisca sul risultato di un’attività o di un progetto
  • Dai e ricevi feedback: quando un membro del tuo team lavora bene, non lesinare e complimentati per l’ottimo lavoro. Allo stesso tempo, ascolta i feedback della tua squadra, perché ti aiuteranno a crescere

Questi fondamentali valgono SEMPRE e sono alla base di un buon lavoro in team. Ricorda sempre che le persone fanno la differenza: investire sulle persone significa investire nella crescita aziendale. Iniziamo ora a parlare di strumenti e di metodi concreti e applicabili fin da subito per massimizzare la produttività, gestire il tempo e lavorare efficacemente in team.

Gestione del tempo

La gestione del tempo è la sfida numero uno per ottimizzare il lavoro in team. Pensaci un attimo: quante volte hai la sensazione di “rincorrere” la giornata? Quante volte non riesci a concludere le tue task quotidiane? Saper ottimizzare il proprio tempo è prioritario, a prescindere dal ruolo che ricopri e dal settore in cui lavori.

Ci sono tre strumenti che possono migliorare fin da subito la tua gestione del tempo:

  • La matrice di Eisenhower
  • Il metodo ABC
  • La pianificazione della giornata

Vediamo brevemente come funzionano e come sfruttarli al meglio.

La matrice di Eisenhower

Eisenhower è stato il 34 ° Presidente degli Stati Uniti, in carica per due mandati dal 1953 al 1961. Prima di diventare presidente, però, Eisenhower era un generale a cinque stelle nell’esercito degli Stati Uniti. Ciò che ha sempre contraddistinto il suo lavoro è la capacità di gestire efficacemente il suo tempo e prioritizzare i suoi impegni.

Per ottenere questi risultati, il modello da utilizzare è la matrice di Eisenhower.

matrice-eisenhower

Come puoi vedere, la matrice è composta da quattro quadranti. Ciò che dovrai fare è pensare alle cose da fare e ripartirle nella giusta sezione:

  1. Urgente e importante: qui ci sono i compiti che farai immediatamente
  2. Importante, ma non urgente: qui ci sono invece le attività che dovrai inserire in programmazione
  3. Urgente, ma non importante: qui ci sono i compiti da fare velocemente, ma che non sono importanti. Puoi delegarli a qualcun altro
  4. Né urgente né importante: qui, infine, ci sono le perdite di tempo. La soluzione migliore? Eliminarle

Ricorda: “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”. Lasciati guidare da questo principio quando valuti le tue attività.

Metodo ABC

Anche il metodo ABC di Alan Lakein è molto efficace per gestire le priorità. Il metodo segue un concetto molto semplice: ad ogni task puoi assegnare la lettera A, B o C, a seconda della natura dell’impegno.

La leggenda è questa:

  • A raccoglie tutte le attività urgenti e importanti, da fare adesso
  • B corrisponde a tutte le attività importanti, ma non urgenti, da riprogrammare al più presto
  • C corrisponde alle attività marginali, non urgenti e non importanti

Questo sistema può essere utilizzato sia a livello micro, gestendo le priorità su base giornaliera, sia a livello macro, gestendo la priorità su base mensile o settimanale.

Pianificazione giornaliera, settimanale, mensile

La pianificazione sul breve, medio e lungo termine è la chiave per ottimizzare il lavoro. Per una buona pianificazione mensile, strumenti come Google Calendar sono la soluzione ideale. Per tenere sotto controllo il tuo tempo puoi in realtà usare un semplice quaderno: in questo VIDEO ti spiego in pochissimi minuti come organizzare il tuo tempo e recuperare subito il 50% dell’efficienza

Gestione del team

Ora che abbiamo parlato di gestione del tempo, parliamo di gestione del team. Avere un team cooperativo aumenta esponenzialmente la produttività dei membri. Ognuno deve sapere esattamente quali sono le proprie responsabilità, quali sono i comuni obiettivi da raggiungere e come dare il massimo per aiutare la squadra a progredire.

Se gestisci un team, avrai sicuramente bisogno di condividere e ricevere informazioni sui clienti. Avere un CRM è indispensabile per avere una visione condivisa dei lead in ingresso, dello stadio di avanzamento del lead, della percentuale di conversione, delle azioni di customer care e retention.

Il CRM ti aiuta ad automatizzare i processi ripetitivi come l’invio di mail e a garantire che ciascun membro del team abbia una visione chiara sulle attività aziendali.

LEGGI ANCHE >> I 10 errori più comuni commessi dagli imprenditori che usano Excel (e come evitarli)

Tra gli altri strumenti utili per coordinare il team e gestire l’efficienza, evitando di precipitare nel quadrante 4 della matrice di Eisenhower:

  • Slack: si tratta di un’app che consente la condivisione di file, di chattare, di gestire progetti di gruppo, di fare videochiamate e di integrare spazi cloud come Dropbox e Google Docs. Ne esiste anche una versione free ed è perfetta per tenere sotto controllo le task, soprattutto se si gestisce un team in smart working
  • Trello: validissimo sostituto di Slack, Trello consente di creare to-do list, condividere informazioni e disegnare anche progetti complessi
  • Realtime Board: si tratta di una lavagna interfunzionale e gratuita dove inserire le informazioni da condividere con il team

Questi strumenti, uniti alla potenza del CRM, ti permetteranno di:

  • Gestire il team al meglio: tutti sapranno lo stato di avanzamento di un progetto e quali cose devono fare, tramite l’assegnazione di task
  • Assistere il cliente: migliorare il customer care e la retention, implementando azioni automatiche e facilitando il flusso di lavoro
  • Ottimizzare i tempi, evitando di disperdere energie con comunicazioni volanti su WhatsApp

Problem Solving

Organizzare il lavoro di una squadra richiede anche una certa inclinazione al problem solving. Per capire come approcciare ad un problema nel modo giusto, puoi applicare i passaggi di questo modello:

  1. Definisci il problema: individua il problema da risolvere. Analizzalo, se necessario, “visualizzandolo” con una mappa mentale. Per la tua mappa mentale, puoi usare software come iMindMap e MindMeinster
  2. Misura il problema: individua l’impatto che questo problema ha su di te e sul tuo team
  3. Imposta degli obiettivi, che rispettino l’acronimo SMART. Un obiettivo SMART è Specifico, Misurabile, Attuabile, Rilevante e Temporizzato
  4. Individua le cause alla radice del problema e definisci quali sono quelle che puoi controllare e quelle fuori dal tuo controllo. In questo modo potrai agire su questi fattori per evitare che il problema si ripresenti
  5. Scegli una strategia ben definita per raggiungere gli obiettivi
  6. Attua la strategia
  7. Monitora i risultati

Con questo processo potrai risolvere i problemi del team e, di conseguenza, massimizzare la produttività lavorando senza intoppi. Sulle tre sfide per organizzare il lavoro in team abbiamo detto proprio tutto: inizia mettendo in pratica questi consigli e vedrai letteralmente schizzare la tua produttività alle stelle.

Quante volte ti sei trovato ad utilizzare Excel per tenere traccia dei tuoi clienti?

Excel è uno degli strumenti più popolari tra gli imprenditori: semplice da usare, intuitivo, utile per portare a termine diverse attività veloci.

Insomma, Excel piace perché “parla” la lingua dei numeri, esattamente quella che serve ad un imprenditore per avere un quadro reale del suo business.

Se hai utilizzato o stai utilizzando Excel per l’anagrafica di un cliente, però, c’è una cosa che devi assolutamente sapere. Questo strumento ha dei LIMITI reali se utilizzato come gestionale della tua azienda. Perché? Te lo spiego con un esempio.

Supponiamo che tu abbia un’Azienda di piccole dimensioni e tre collaboratori. Tu scegli di raccogliere i dati dei tuoi clienti all’interno di un file Excel. Anche i tuoi collaboratori fanno lo stesso. Ma che succede se uno dei tuoi venditori decide di cambiare azienda? Hai mai pensato alle conseguenze di una mancata centralizzazione dei contatti? E se il tuo ex collaboratore decidesse di portare via i contatti e di farti concorrenza diretta?

Excel NON ha alcune importanti funzionalità che un vero e proprio sistema di gestione dei clienti (CRM) può offrire ad un’Azienda (sì, anche una piccola-media impresa). Per questo utilizzare Excel ti fa compiere una serie di errori fatali che potresti evitare semplicemente scegliendo uno strumento più adeguato (anche gratuito).

Dopo aver letto questa guida saprai:

  • Quali sono i 10 errori clamorosi commessi ogni giorno dagli imprenditori (e che sicuramente avrai commesso anche tu)
  • In che modo ottimizzare la gestione dei tuoi clienti e ottenere informazioni preziose da condividere con chi si occupa di marketing e vendite
  • Come migliorare per sempre il tuo customer care e rendere i tuoi clienti FELICI di acquistare da te, aumentando profitti e reputazione
  • Quale CRM ti proponiamo di utilizzare per analizzare i clienti e migliorare il flusso di lavoro, (completamente gratis)

Pronto? Iniziamo!

Perché NON utilizzare Excel per gestire i clienti

Ok, Excel è comodo, gratuito e tutti lo sanno usare. Ma se ti dicessi che c’è uno strumento migliore, altrettanto comodo, semplice e gratuito ma con decine di funzionalità in più e CREATO per gestire i clienti in modo efficiente?

Sto parlando dei cosiddetti CRM: si tratta di un sistema integrato per la gestione di lead e clienti, utile sia per migliorare i flussi di comunicazione con questi ultimi, sia per aumentare vertiginosamente la produttività aziendale.

Sì, perché sostituendo il file Excel con un CRM:

  • Avrai un sistema nato per gestire i dati dei clienti e non adattato allo scopo. Questo ovviamente ti offre una serie di funzionalità interessanti, utili per migliorare la comunicazione e massimizzare gli acquisti
  • Potrai gestire tutti i tuoi dati in un unico luogo: questo ti eviterà il rischio di perdere contatti o di sottoscrivere decine di abbonamenti inutili a programmi di fatturazione, gestione e controllo clienti
  • Abbatterai i tempi morti in azienda: tutti i tuoi collaboratori avranno accesso nello stesso istante alle informazioni che servono per per contattare e relazionarsi con il cliente, gestire le trattative e chiudere la vendita

Ecco i 10 errori che il 99% degli imprenditori commette quando utilizza Excel al posto di un CRM (e come evitarli concretamente).

#1 – Problema di sicurezza

Il primo errore che gli imprenditori commettono usando Excel è un errore di…sicurezza. Ti spiego meglio cosa intendo: un file Excel può essere visualizzato facilmente da CHIUNQUE entri in contatto con la tua azienda. Non ci saranno informazioni riservate: l’unica misura di controllo che puoi inserire è una password per l’accesso al tuo file.

Questo potrebbe creare un problema di fuga di informazione (il file può essere spedito a chiunque, anche alla concorrenza) e di privacy per i dati sensibili. Anche il problema dei virus che potrebbero attaccare il tuo file è da non sottovalutare. Il CRM, al contrario, ti offre un controllo maggiore: sarai tu a decidere quali dati condividere con il team.

#2 – Nessun dato da analizzare

Un altro limite di Excel è l’impossibilità di analizzare i dati relativi al comportamento d’acquisto dei tuoi clienti. Il foglio, infatti, non ti dice ad esempio con quale frequenza acquistano i tuoi clienti, come reagiscono alle tue offerte, qual è la loro spesa media, in che fase della trattativa si trovano, quali sono i clienti che hanno trattative aperte, quali sono i clienti che hanno trattative chiuse vinte e quali hanno trattative chiuse perse. Tutti questi dati, importanti per costruire la tua offerta commerciale, possono essere acquisiti solo con un CRM.

#3 – Immissione manuale dei dati

Voglio dirtelo: questo è un errore diffusissimo tra gli imprenditori che usano Excel. Il foglio di calcolo, infatti, presuppone l’immissione manuale dei dati. Ciò vuol dire che dovrai riempire ogni cella manualmente.

Ti sei mai fermato a pensare a quanto tempo potresti risparmiare eliminando questa procedura? Fossi in te, penserei anche alla probabilità di errore elevata di questo sistema. Insomma, può capitare a tutti di distrarsi e di inserire un numero di telefono sbagliato. In questo modo potresti perdere contatti importanti, oltre che il tuo tempo.

#4 – Problemi di collaborazione

Se hai compilato un Excel per tenere traccia dei clienti, è perché probabilmente avrai bisogno di condividere queste informazioni con i membri del tuo team. Beh, voglio dirti una cosa: il file Excel è estremamente limitante dal punto di vista delle possibilità di collaborazione dei vari membri del team.

Questo perché gli aggiornamenti sul file non sono condivisi in tempo reale con tutta la squadra: ciò presuppone continui scambi di mail con “versioni definitive” del tuo Excel, che allungano i tempi clamorosamente e aumentano il rischio di perdere informazioni.

Il CRM ti permette di condividere in tempo reale ogni modifica e ogni azione con tutti i tuoi collaboratori: questo permetterà di aumentare la produttività, ridurre i tempi morti e migliorare il flusso di lavoro.

#5 – Scarsa attenzione per la grafica

Quanto è importante per te avere un impatto visivo positivo con i tuoi strumenti di lavoro? Se stai per rispondermi che questo aspetto non rientra nelle tue priorità, voglio fermarti subito: i dati visivi vengono elaborati dal cervello 60.000 volte più velocemente del testo (Fonte: Ricerca Mainstreethost).

Avere un’interfaccia intuitiva e semplice da leggere migliora il tuo lavoro, abbassa il livello di stress e velocizza la comprensione. Utilizzando un CRM eliminerai il problema per sempre: l’interfaccia grafica è ordinata, pulita e di immediata comprensione. Zero stress.

#6 – Assenza di previsioni sui tuoi clienti

Un errore IMPERDONABILE che sicuramente starai commettendo è negarti la possibilità di fare previsioni sui tuoi clienti. Cosa vuol dire? Semplice: un file Excel non ti permette di fare una programmazione a breve e a lungo termine sull’andamento dei tuoi ricavi.

Pensaci un attimo: come fai a sapere se il tuo flusso di cassa è davvero soddisfacente e se il tasso di conversione dei tuoi clienti è quello che ti aspetti? Un CRM ti offre queste informazioni in forma visuale rendendo molto semplice capire come intervenire tempestivamente.

#7 – Mancata definizione degli obiettivi

Avere degli obiettivi ben definiti è il primo passo per portare la tua attività al successo. Questo principio vale ancora di più quando sono coinvolti collaboratori: evitare di darsi un obiettivo di vendita comune e condiviso è un errore davvero fatale.

Stabilire obiettivi è importante per il tuo team perché restare motivati aiuta a moltiplicare i risultati. Raccogliendo i dati sui clienti con un CRM, riuscirai a fissare obiettivi condivisi raggiungibili e del tutto realistici, basati su previsioni a lungo termine e analisi dello storico.

#8 – Nessuna integrazione fra strumenti

Far funzionare un’azienda a “compartimenti stagni” è estremamente deleterio per i tuoi risultati. Chi vorrebbe lavorare con 20 strumenti diversi quando è possibile averne uno che integra 20 diverse funzionalità?

Continuare a lavorare con il file Excel ti farà commettere l’errore di NON integrare gli strumenti e le piattaforme che usi in azienda. Questo perché questo sistema non ti permette di integrare, ad esempio, il tuo elenco contatti con un gestionale email o uno strumento di fatturazione o, ancora più semplicemente, il tuo sito web.

Al contrario, il CRM possiede tutte queste funzionalità nello stesso luogo. In questo modo potrai ridurre i tempi di lavoro e, soprattutto, tagliare le spese per i software.

#9 – Zero personalizzazione

La standardizzazione di un file Excel non si sposa bene con l’unicità del tuo business. Il livello di personalizzazione di questo strumento è veramente molto basso: un foglio di calcolo è sempre lo stesso per qualunque attività. Converrai con me però che le necessità di un’impresa edile sono ben diverse da quelle di uno studio di commercialisti.

Proprio per questo è importante avere strumenti personalizzabili e modulabili in base alle esigenze specifiche. Il CRM ti consente di uscire dalla standardizzazione e di cucire su di te tutti gli applicativi dello strumento.

#10 – Nessun investimento in tecnologia

L’ultimo errore commesso dagli imprenditori è forse quello più diffuso: la tendenza a non investire in prodotti tecnologici. Il CRM è un prodotto tech al servizio della produttività aziendale: oltre alla nostra esperienza diretta, lo dicono decine di ricerche svolte dai top player del settore.

Ecco qualche numero:

  • Entro il 2025, il mercato CRM salirà a quota $ 82 miliardi, crescendo del 12% all’anno (Seeking Alpha)
  • Un CRM correttamente implementato può generare un ROI compreso tra $ 2,50 e $ 5,60 per ogni dollaro investito (Inc. 2019)
  • Il CRM può aumentare i tassi di conversione del 300% (Cloudswave)

CRM in Azienda? Inizia da qui

Abbiamo visto i 10 errori più comuni tra gli imprenditori che usano Excel per l’anagrafica dei clienti. Se ne hai commesso almeno uno o, peggio, stai ancora commettendo questi errori, fermati un attimo e rifletti su ciò che sto per dirti.

Quanto conta per te ottimizzare le performance del tuo team? Che valore ha per te un incremento delle vendite? Ogni obiettivo può essere raggiunto dopo aver compiuto un primo passo.

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Capire la differenza tra centralino telefonico SAAS e Open Source è una delle prerogative fondamentali di chi vorrebbe operare in questo settore. Se sei un tecnico e lavori a contatto con le imprese, saprai sicuramente riconoscere l’importanza di avere un centralino in un ufficio.

Questo perché il centralino porta con sé una serie di innegabili benefici e, cosa ben più importante, immediatamente tangibili per l’Azienda e facili da dimostrare. Una delle difficoltà più grandi per le imprese informatiche è riuscire a vendere ad un’Azienda servizi accessori rispetto a quelli per cui si viene esplicitamente chiamati. Il centralino telefonico è estremamente semplice da “vendere” e allettante per le Aziende, che possono toccare con mano fin da subito il vantaggio di comunicare meglio e più velocemente all’interno del team e con i clienti.

Capire come funzionano i centralini telefonici e quali sono le differenze tra i sistemi liberi e SAAS ti permette di:

  • Vendere alle Aziende un sistema di semplificazione della comunicazione che può fare la differenza
  • Proporti sul mercato come un professionista con abilità diverse, un punto di riferimento per l’aspetto tecnico-informatico di un’impresa
  • Installare centralini telefonici e avere un guadagno extra non indifferente da questa attività, in crescita costante

In questa guida saprai esattamente cosa sono i centralini liberi e i centralini SAAS, quali sono le differenze tra i due e perché preferire l’uno all’altro.

Se sei pronto, iniziamo subito.

Centralino SAAS vs Centralino Libero: due sistemi a confronto

Non c’è dubbio che il centralino semplifichi la vita di un’Azienda. In che modo potresti migliorare il tuo business investendo sull’installazione di questa tecnologia? Inizia conoscendo nel dettaglio il funzionamento di un centralino: ecco la differenza tra sistemi saas e sistemi liberi.

LEGGI ANCHE >> Perché installare un centralino telefonico? 5 benefici che puoi avere ORA

Centralino telefonico SAAS

Il centralino SAAS è un sistema che, negli ultimi anni, ha avuto una certa diffusione.

Quando parliamo di SAAS intendiamo l’acronimo Software As A Service. Nell’accezione del centralino, questi sistemi sfruttano un protocollo di segnalazione dove le chiamate vengono inviate come pacchetti dati attraverso la rete locale, senza passare per il cablaggio telefonico.

Questo sistema ha dei limiti importanti per chi lo usa, primo fra tutti il prezzo: la gestione delle chiamate può arrivare ad avere costi davvero proibitivi. Un altro limite è l’essere legati a doppio filo con un’Azienda che gestisce il centralino, con tutte le problematiche del caso.

Centralino libero

Il centralino libero è un sistema molto semplice ed efficace di gestione delle telefonate aziendali. Il funzionamento in questo caso non è subordinato ad un sistema SAAS: una volta installato il centralino, questo funzionerà senza licenza. Ciò vuol dire che il tuo cliente non dovrà pagare una somma fissa (e crescente) per la gestione delle telefonate.

Avere un centralino libero conviene perché:

  • L’impianto tecnologico ha costi davvero contenuti. A differenza di dieci anni fa, dove l’installazione di un centralino prevedeva impianti costosissimi, ad oggi è possibile installare un centralino di qualità con costi tecnici minimi
  • Il costo contenuto dell’hardware permette all’installatore di aumentare la marginalità del servizio, con un’offerta in linea con il mercato. Questo ti permetterà di ampliare la tua proposta ed evitare che i tuoi clienti si rivolgano ai tuoi concorrenti per installare un centralino
  • L’Azienda non sarà assoggettata ad un terzo per la gestione delle telefonate

Se sei vicino al mondo dell’informatica e dell’elettronica, imparare ad installare un centralino libero sarà un gioco da ragazzi per te. Abbiamo preparato un corso che parla proprio di questo: con il videocorso imparerai, passo dopo passo, come installare un centralino telefonico basato sulla tecnologia Raspberry.

Puoi dare un’occhiata tu stesso.

Tabella comparativa

Per farti capire meglio quali sono le differenze tra il primo e il secondo sistema di cui abbiamo parlato, ecco una tabella comparativa da tenere sotto controllo.

centralino saas vs libero

Quale scegliere?

Ognuno di questi due sistemi presenta vantaggi e svantaggi.

Nel caso del centralino telefonico SAAS, lo svantaggio principale è l’essere legati ad un servizio terzo e sostenere costi sempre crescenti in relazione alla crescita dei bisogni aziendali.

Quanto al centralino libero, lo svantaggio principale è la paura che, avendo un sistema open source, manchi un supporto tradizionalmente attribuito alle aziende che erogano servizi SAAS. In particolare, il timore è che la libertà nell’installazione precluda la possibilità di avere un sostegno tecnico efficace e tempestivo in caso di problemi.

Se quello che ti frena nel diventare installatore di un centralino libero è “Cosa faccio se ho un problema?”, c’è una cosa che devi assolutamente sapere. Se deciderai di entrare nella nostra community di installatori acquistando il Video Corso sui Centralini Telefonici, avrai inclusa una consulenza di 30 minuti con Giuseppe Mazzucato, ingegnere elettronico esperto in open source e docente del corso.

Insomma, la paura di rimanere “solo” non ha davvero senso di esistere: saprai esattamente come creare un centralino telefonico, aumentando i tuoi profitti e la tua offerta sul mercato, avendo un supporto tecnico costante all’interno del gruppo Facebook della Community.

Per iniziare ad imparare, guarda qui sotto 👇

Stai pensando di installare un centralino telefonico nella tua azienda? Beh, qualunque sia il settore in cui operi, l’installazione di un centralino ti permette di ottimizzare i tempi di lavoro, abbattere i costi e aumentare la produttività del tuo team.

Partiamo da un principio fondamentale: qualunque sia il prodotto o servizio che proponi ai tuoi clienti, avrai sempre bisogno di un centralino se vuoi dare valore alla produttività aziendale e al customer care.

 

Perché ti diciamo questo? Te lo spieghiamo con un esempio.

Supponiamo che tu abbia una piccola azienda che vende prodotti per la cura del corpo in tutta Italia. Nella tua sede centrale operano diversi professionisti su diverse linee telefoniche. La mole di telefonate in ingresso da parte dei clienti continua ad aumentare e non vi è alcuna connessione diretta tra le linee telefoniche. Ti sei chiesto quanto tempo e quante informazioni vengono perse senza un sistema di trasferimento e gestione chiamate?

 

Senza un centralino rischi concretamente di:

  • Perdere informazioni importanti
  • Abbassare la produttività del team
  • Risultare poco professionale con un servizio di customer care poco efficiente

Vediamo ora perché dovresti assolutamente installare un centralino telefonico in azienda e quali sono i 5 benefici principali di questo sistema.

I 5 vantaggi che puoi cogliere ora installando un centralino

Abbiamo detto che, a prescindere dagli obiettivi della tua attività, il centralino telefonico rappresenta una valida risorsa per organizzare il tuo lavoro e migliorare i flussi di comunicazione interna ed esterna all’azienda.

Continua nella lettura e scopri le 5 cose che potresti avere subito installando un centralino telefonico.

Ottimizzi i tempi di lavoro

Il primo grande vantaggio che deriva dall’installazione del centralino è l’ottimizzazione dei tempi di lavoro.

La funzione di base di un centralino è quella di effettuare o deviare chiamate da un interno all’altro. Questa funzione, nella sua semplicità, permette di velocizzare i processi aziendali e di gestire velocemente le telefonate aumentando la produttività.

Pensaci un attimo: immagina di ricevere una chiamata a cui può rispondere solamente un altro collaboratore della tua azienda. Quanto tempo risparmieresti se, invece di chiedere all’altro collaboratore di venire alla scrivania a rispondere, avessi la possibilità di passargli direttamente la chiamata nel giro di una manciata di secondi?

Appari più professionale

Avere un centralino ti rende immediatamente più professionale agli occhi di chi chiama. Questo perché il centralino telefonico ti permette di attivare una serie di funzionalità interessanti che migliorano il customer care e la gestione delle chiamate.

 

Un esempio? Il messaggio DISA: grazie al centralino puoi impostare un messaggio di apertura per le tue telefonate in diverse circostanze, a seconda delle tue necessità. Puoi impostare questo messaggio quando, ad esempio, gli operatori telefonici sono assenti o quando l’utente chiama in orari non deputati alla ricezione di telefonate.

Crei un sistema scalabile

La scalabilità di un sistema è fondamentale per chi lavora in un’azienda. Una volta installato il centralino, potrai adattarlo alla crescita e alle necessità della tua impresa.

Potrai iniziare con un sistema step by step: se sei all’inizio della tua attività, ti basterà un centralino piccolo con funzioni basic. Man mano che la tua azienda cresce, potrai passare facilmente ad un sistema più grande capace di connettere più linee e integrare più funzionalità.

Abbatti i costi

Se ti stai chiedendo perché installare un centralino telefonico, sicuramente anche l’aspetto economico ha un suo peso. Con il centralino, infatti, abbatti molti costi e tieni sotto controllo facilmente le spese.

Anche grazie alla sua scalabilità, il sistema ti permette di iniziare anche se hai pochissimo budget e adattare il centralino alla crescita delle risorse aziendali.

I costi per l’infrastruttura sono davvero esigui, soprattutto se relazionati ai benefici di cui abbiamo parlato in questa guida. Ogni singolo euro investito in un centralino ti avvicina di più all’obiettivo comune a tutte le aziende di successo: ottenere il massimo ottimizzando le risorse.

In definitiva, passare dai singoli telefoni ad un sistema integrato ti aiuterà a tagliare i costi, a tenere sotto controllo le tariffe mensili e ad identificare anche chiamate non autorizzate da parte dei dipendenti.

Accedi a funzionalità avanzatissime

I moderni sistemi telefonici offrono una gamma di funzionalità davvero interessanti per l’ottimizzazione e la semplificazione del lavoro in azienda. Tra le funzionalità più interessanti citiamo, ad esempio, l’inoltro automatico delle chiamate, anche dall’ufficio ad un telefono cellulare. Pensa quanto potrebbe esserti utile questa funzione se devi trasmettere velocemente una chiamata dalla tua sede centrale ad un referente che possiede un cellulare.

Inoltre, come abbiamo accennato, il centralino ti permette di lanciare messaggi automatici in caso di assenza dell’operatore o quando l’azienda non è operativa. Questa funzione è importante per migliorare il customer care e dare subito una percezione di professionalità.

Un’altra funzionalità comune dei moderni centralini è il riconoscimento automatico dei fax in arrivo: ciò consente di indirizzare automaticamente i fax sugli interni desiderati.

Questi 5 benefici sono fondamentali per tutte le aziende che vogliono avere successo oggi migliorando la propria efficienza e abbattendo perdite di tempo e denaro. Come avrai capito, si tratta di un’opportunità davvero allettante per la tua impresa: questo è il momento giusto per coglierla e entrare a far parte della piccolissima percentuale di aziende che hanno a cuore la produttività dei loro collaboratori. Inizia ora e installa il tuo centralino telefonico.