crm errori excel
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Quante volte ti sei trovato ad utilizzare Excel per tenere traccia dei tuoi clienti?

Excel è uno degli strumenti più popolari tra gli imprenditori: semplice da usare, intuitivo, utile per portare a termine diverse attività veloci.

Insomma, Excel piace perché “parla” la lingua dei numeri, esattamente quella che serve ad un imprenditore per avere un quadro reale del suo business.

Se hai utilizzato o stai utilizzando Excel per l’anagrafica di un cliente, però, c’è una cosa che devi assolutamente sapere. Questo strumento ha dei LIMITI reali se utilizzato come gestionale della tua azienda. Perché? Te lo spiego con un esempio.

Supponiamo che tu abbia un’Azienda di piccole dimensioni e tre collaboratori. Tu scegli di raccogliere i dati dei tuoi clienti all’interno di un file Excel. Anche i tuoi collaboratori fanno lo stesso. Ma che succede se uno dei tuoi venditori decide di cambiare azienda? Hai mai pensato alle conseguenze di una mancata centralizzazione dei contatti? E se il tuo ex collaboratore decidesse di portare via i contatti e di farti concorrenza diretta?

Excel NON ha alcune importanti funzionalità che un vero e proprio sistema di gestione dei clienti (CRM) può offrire ad un’Azienda (sì, anche una piccola-media impresa). Per questo utilizzare Excel ti fa compiere una serie di errori fatali che potresti evitare semplicemente scegliendo uno strumento più adeguato (anche gratuito).

Dopo aver letto questa guida saprai:

  • Quali sono i 10 errori clamorosi commessi ogni giorno dagli imprenditori (e che sicuramente avrai commesso anche tu)
  • In che modo ottimizzare la gestione dei tuoi clienti e ottenere informazioni preziose da condividere con chi si occupa di marketing e vendite
  • Come migliorare per sempre il tuo customer care e rendere i tuoi clienti FELICI di acquistare da te, aumentando profitti e reputazione
  • Quale CRM ti proponiamo di utilizzare per analizzare i clienti e migliorare il flusso di lavoro, (completamente gratis)

Pronto? Iniziamo!

Perché NON utilizzare Excel per gestire i clienti

Ok, Excel è comodo, gratuito e tutti lo sanno usare. Ma se ti dicessi che c’è uno strumento migliore, altrettanto comodo, semplice e gratuito ma con decine di funzionalità in più e CREATO per gestire i clienti in modo efficiente?

Sto parlando dei cosiddetti CRM: si tratta di un sistema integrato per la gestione di lead e clienti, utile sia per migliorare i flussi di comunicazione con questi ultimi, sia per aumentare vertiginosamente la produttività aziendale.

Sì, perché sostituendo il file Excel con un CRM:

  • Avrai un sistema nato per gestire i dati dei clienti e non adattato allo scopo. Questo ovviamente ti offre una serie di funzionalità interessanti, utili per migliorare la comunicazione e massimizzare gli acquisti
  • Potrai gestire tutti i tuoi dati in un unico luogo: questo ti eviterà il rischio di perdere contatti o di sottoscrivere decine di abbonamenti inutili a programmi di fatturazione, gestione e controllo clienti
  • Abbatterai i tempi morti in azienda: tutti i tuoi collaboratori avranno accesso nello stesso istante alle informazioni che servono per per contattare e relazionarsi con il cliente, gestire le trattative e chiudere la vendita

Ecco i 10 errori che il 99% degli imprenditori commette quando utilizza Excel al posto di un CRM (e come evitarli concretamente).

#1 – Problema di sicurezza

Il primo errore che gli imprenditori commettono usando Excel è un errore di…sicurezza. Ti spiego meglio cosa intendo: un file Excel può essere visualizzato facilmente da CHIUNQUE entri in contatto con la tua azienda. Non ci saranno informazioni riservate: l’unica misura di controllo che puoi inserire è una password per l’accesso al tuo file.

Questo potrebbe creare un problema di fuga di informazione (il file può essere spedito a chiunque, anche alla concorrenza) e di privacy per i dati sensibili. Anche il problema dei virus che potrebbero attaccare il tuo file è da non sottovalutare. Il CRM, al contrario, ti offre un controllo maggiore: sarai tu a decidere quali dati condividere con il team.

#2 – Nessun dato da analizzare

Un altro limite di Excel è l’impossibilità di analizzare i dati relativi al comportamento d’acquisto dei tuoi clienti. Il foglio, infatti, non ti dice ad esempio con quale frequenza acquistano i tuoi clienti, come reagiscono alle tue offerte, qual è la loro spesa media, in che fase della trattativa si trovano, quali sono i clienti che hanno trattative aperte, quali sono i clienti che hanno trattative chiuse vinte e quali hanno trattative chiuse perse. Tutti questi dati, importanti per costruire la tua offerta commerciale, possono essere acquisiti solo con un CRM.

#3 – Immissione manuale dei dati

Voglio dirtelo: questo è un errore diffusissimo tra gli imprenditori che usano Excel. Il foglio di calcolo, infatti, presuppone l’immissione manuale dei dati. Ciò vuol dire che dovrai riempire ogni cella manualmente.

Ti sei mai fermato a pensare a quanto tempo potresti risparmiare eliminando questa procedura? Fossi in te, penserei anche alla probabilità di errore elevata di questo sistema. Insomma, può capitare a tutti di distrarsi e di inserire un numero di telefono sbagliato. In questo modo potresti perdere contatti importanti, oltre che il tuo tempo.

#4 – Problemi di collaborazione

Se hai compilato un Excel per tenere traccia dei clienti, è perché probabilmente avrai bisogno di condividere queste informazioni con i membri del tuo team. Beh, voglio dirti una cosa: il file Excel è estremamente limitante dal punto di vista delle possibilità di collaborazione dei vari membri del team.

Questo perché gli aggiornamenti sul file non sono condivisi in tempo reale con tutta la squadra: ciò presuppone continui scambi di mail con “versioni definitive” del tuo Excel, che allungano i tempi clamorosamente e aumentano il rischio di perdere informazioni.

Il CRM ti permette di condividere in tempo reale ogni modifica e ogni azione con tutti i tuoi collaboratori: questo permetterà di aumentare la produttività, ridurre i tempi morti e migliorare il flusso di lavoro.

#5 – Scarsa attenzione per la grafica

Quanto è importante per te avere un impatto visivo positivo con i tuoi strumenti di lavoro? Se stai per rispondermi che questo aspetto non rientra nelle tue priorità, voglio fermarti subito: i dati visivi vengono elaborati dal cervello 60.000 volte più velocemente del testo (Fonte: Ricerca Mainstreethost).

Avere un’interfaccia intuitiva e semplice da leggere migliora il tuo lavoro, abbassa il livello di stress e velocizza la comprensione. Utilizzando un CRM eliminerai il problema per sempre: l’interfaccia grafica è ordinata, pulita e di immediata comprensione. Zero stress.

#6 – Assenza di previsioni sui tuoi clienti

Un errore IMPERDONABILE che sicuramente starai commettendo è negarti la possibilità di fare previsioni sui tuoi clienti. Cosa vuol dire? Semplice: un file Excel non ti permette di fare una programmazione a breve e a lungo termine sull’andamento dei tuoi ricavi.

Pensaci un attimo: come fai a sapere se il tuo flusso di cassa è davvero soddisfacente e se il tasso di conversione dei tuoi clienti è quello che ti aspetti? Un CRM ti offre queste informazioni in forma visuale rendendo molto semplice capire come intervenire tempestivamente.

#7 – Mancata definizione degli obiettivi

Avere degli obiettivi ben definiti è il primo passo per portare la tua attività al successo. Questo principio vale ancora di più quando sono coinvolti collaboratori: evitare di darsi un obiettivo di vendita comune e condiviso è un errore davvero fatale.

Stabilire obiettivi è importante per il tuo team perché restare motivati aiuta a moltiplicare i risultati. Raccogliendo i dati sui clienti con un CRM, riuscirai a fissare obiettivi condivisi raggiungibili e del tutto realistici, basati su previsioni a lungo termine e analisi dello storico.

#8 – Nessuna integrazione fra strumenti

Far funzionare un’azienda a “compartimenti stagni” è estremamente deleterio per i tuoi risultati. Chi vorrebbe lavorare con 20 strumenti diversi quando è possibile averne uno che integra 20 diverse funzionalità?

Continuare a lavorare con il file Excel ti farà commettere l’errore di NON integrare gli strumenti e le piattaforme che usi in azienda. Questo perché questo sistema non ti permette di integrare, ad esempio, il tuo elenco contatti con un gestionale email o uno strumento di fatturazione o, ancora più semplicemente, il tuo sito web.

Al contrario, il CRM possiede tutte queste funzionalità nello stesso luogo. In questo modo potrai ridurre i tempi di lavoro e, soprattutto, tagliare le spese per i software.

#9 – Zero personalizzazione

La standardizzazione di un file Excel non si sposa bene con l’unicità del tuo business. Il livello di personalizzazione di questo strumento è veramente molto basso: un foglio di calcolo è sempre lo stesso per qualunque attività. Converrai con me però che le necessità di un’impresa edile sono ben diverse da quelle di uno studio di commercialisti.

Proprio per questo è importante avere strumenti personalizzabili e modulabili in base alle esigenze specifiche. Il CRM ti consente di uscire dalla standardizzazione e di cucire su di te tutti gli applicativi dello strumento.

#10 – Nessun investimento in tecnologia

L’ultimo errore commesso dagli imprenditori è forse quello più diffuso: la tendenza a non investire in prodotti tecnologici. Il CRM è un prodotto tech al servizio della produttività aziendale: oltre alla nostra esperienza diretta, lo dicono decine di ricerche svolte dai top player del settore.

Ecco qualche numero:

  • Entro il 2025, il mercato CRM salirà a quota $ 82 miliardi, crescendo del 12% all’anno (Seeking Alpha)
  • Un CRM correttamente implementato può generare un ROI compreso tra $ 2,50 e $ 5,60 per ogni dollaro investito (Inc. 2019)
  • Il CRM può aumentare i tassi di conversione del 300% (Cloudswave)

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Abbiamo visto i 10 errori più comuni tra gli imprenditori che usano Excel per l’anagrafica dei clienti. Se ne hai commesso almeno uno o, peggio, stai ancora commettendo questi errori, fermati un attimo e rifletti su ciò che sto per dirti.

Quanto conta per te ottimizzare le performance del tuo team? Che valore ha per te un incremento delle vendite? Ogni obiettivo può essere raggiunto dopo aver compiuto un primo passo.

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