Come organizzare il lavoro delle persone
Come organizzare il lavoro delle persone

Se hai un’azienda e gestisci un team, la tua priorità sarà quella di massimizzare la produttività e aumentare l’efficienza dei tuoi collaboratori.

So bene quanto questo possa essere impegnativo: rendere efficiente un team significa imparare a gestire il tempo e le priorità, ottimizzare le risorse, trasformare un problema in un’opportunità.

L’organizzazione del lavoro in team prevede tre grandi sfide per l’imprenditore:

  • Time Management, ovvero come gestire il tempo al meglio e pianificare la giornata di lavoro
  • Gestione del team e delle responsabilità individuali e di gruppo
  • Problem solving, ovvero la capacità di trovare una soluzione efficace ad un problema

Leggendo questa guida scoprirai:

  • I MODELLI per gestire il tempo e le priorità: otterrai strumenti pratici per organizzare la tua giornata e imparare a riconoscere le priorità
  • Gli strumenti per gestire e coordinare efficacemente un team
  • L’approccio migliore per trovare una soluzione ad un problema, minimizzando il rischio e rendendo efficiente il lavoro

Se sei pronto, iniziamo subito.

Guida all’organizzazione del lavoro step by step

organizzazione del lavoro step by step

Essere responsabile di un team di lavoro non è così facile: i componenti della tua squadra possono essere diversi per approccio, impegno ed etica del lavoro. Il tuo compito è quello di tirare fuori il massimo dai tuoi collaboratori.

Se non sai da dove cominciare, ecco qualche punto che ti guiderà nella lettura dei prossimi paragrafi.

  • Il rispetto è fondamentale: metti al centro il rispetto verso il lavoro degli altri. Questo favorirà un buon clima e la cooperazione tra i membri
  • Valorizza i punti di forza: ascolta con attenzione i membri del tuo team e chiedi loro quali compiti ritengono più adatti a svolgere nel progetto. In questo modo, quando delegherai incarichi, saprai esattamente quali sono le persone che lo faranno al meglio
  • Rendi tutti responsabili: la squadra vince e perde insieme. Ognuno però è responsabile per il suo lavoro e per i risultati che deve portare, per raggiungere un comune obiettivo
  • Sii chiaro sui compiti di ognuno: tutti devono sapere esattamente quali sono le loro responsabilità. Se nel team ci sono troppi “Non è mio compito fare questo”, probabilmente c’è un problema di comunicazione e di comprensione delle responsabilità. Secondo una ricerca Mckinsey, il 97% dei dipendenti e dei dirigenti ritiene che la mancanza di allineamento all’interno di un team influisca sul risultato di un’attività o di un progetto
  • Dai e ricevi feedback: quando un membro del tuo team lavora bene, non lesinare e complimentati per l’ottimo lavoro. Allo stesso tempo, ascolta i feedback della tua squadra, perché ti aiuteranno a crescere

Questi fondamentali valgono SEMPRE e sono alla base di un buon lavoro in team. Ricorda sempre che le persone fanno la differenza: investire sulle persone significa investire nella crescita aziendale. Iniziamo ora a parlare di strumenti e di metodi concreti e applicabili fin da subito per massimizzare la produttività, gestire il tempo e lavorare efficacemente in team.

Gestione del tempo

La gestione del tempo è la sfida numero uno per ottimizzare il lavoro in team. Pensaci un attimo: quante volte hai la sensazione di “rincorrere” la giornata? Quante volte non riesci a concludere le tue task quotidiane? Saper ottimizzare il proprio tempo è prioritario, a prescindere dal ruolo che ricopri e dal settore in cui lavori.

Ci sono tre strumenti che possono migliorare fin da subito la tua gestione del tempo:

  • La matrice di Eisenhower
  • Il metodo ABC
  • La pianificazione della giornata

Vediamo brevemente come funzionano e come sfruttarli al meglio.

La matrice di Eisenhower

Eisenhower è stato il 34 ° Presidente degli Stati Uniti, in carica per due mandati dal 1953 al 1961. Prima di diventare presidente, però, Eisenhower era un generale a cinque stelle nell’esercito degli Stati Uniti. Ciò che ha sempre contraddistinto il suo lavoro è la capacità di gestire efficacemente il suo tempo e prioritizzare i suoi impegni.

Per ottenere questi risultati, il modello da utilizzare è la matrice di Eisenhower.

matrice-eisenhower

Come puoi vedere, la matrice è composta da quattro quadranti. Ciò che dovrai fare è pensare alle cose da fare e ripartirle nella giusta sezione:

  1. Urgente e importante: qui ci sono i compiti che farai immediatamente
  2. Importante, ma non urgente: qui ci sono invece le attività che dovrai inserire in programmazione
  3. Urgente, ma non importante: qui ci sono i compiti da fare velocemente, ma che non sono importanti. Puoi delegarli a qualcun altro
  4. Né urgente né importante: qui, infine, ci sono le perdite di tempo. La soluzione migliore? Eliminarle

Ricorda: “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”. Lasciati guidare da questo principio quando valuti le tue attività.

Metodo ABC

Anche il metodo ABC di Alan Lakein è molto efficace per gestire le priorità. Il metodo segue un concetto molto semplice: ad ogni task puoi assegnare la lettera A, B o C, a seconda della natura dell’impegno.

La leggenda è questa:

  • A raccoglie tutte le attività urgenti e importanti, da fare adesso
  • B corrisponde a tutte le attività importanti, ma non urgenti, da riprogrammare al più presto
  • C corrisponde alle attività marginali, non urgenti e non importanti

Questo sistema può essere utilizzato sia a livello micro, gestendo le priorità su base giornaliera, sia a livello macro, gestendo la priorità su base mensile o settimanale.

Pianificazione giornaliera, settimanale, mensile

La pianificazione sul breve, medio e lungo termine è la chiave per ottimizzare il lavoro. Per una buona pianificazione mensile, strumenti come Google Calendar sono la soluzione ideale. Per tenere sotto controllo il tuo tempo puoi in realtà usare un semplice quaderno: in questo VIDEO ti spiego in pochissimi minuti come organizzare il tuo tempo e recuperare subito il 50% dell’efficienza

Gestione del team

Ora che abbiamo parlato di gestione del tempo, parliamo di gestione del team. Avere un team cooperativo aumenta esponenzialmente la produttività dei membri. Ognuno deve sapere esattamente quali sono le proprie responsabilità, quali sono i comuni obiettivi da raggiungere e come dare il massimo per aiutare la squadra a progredire.

Se gestisci un team, avrai sicuramente bisogno di condividere e ricevere informazioni sui clienti. Avere un CRM è indispensabile per avere una visione condivisa dei lead in ingresso, dello stadio di avanzamento del lead, della percentuale di conversione, delle azioni di customer care e retention.

Il CRM ti aiuta ad automatizzare i processi ripetitivi come l’invio di mail e a garantire che ciascun membro del team abbia una visione chiara sulle attività aziendali.

LEGGI ANCHE >> I 10 errori più comuni commessi dagli imprenditori che usano Excel (e come evitarli)

Tra gli altri strumenti utili per coordinare il team e gestire l’efficienza, evitando di precipitare nel quadrante 4 della matrice di Eisenhower:

  • Slack: si tratta di un’app che consente la condivisione di file, di chattare, di gestire progetti di gruppo, di fare videochiamate e di integrare spazi cloud come Dropbox e Google Docs. Ne esiste anche una versione free ed è perfetta per tenere sotto controllo le task, soprattutto se si gestisce un team in smart working
  • Trello: validissimo sostituto di Slack, Trello consente di creare to-do list, condividere informazioni e disegnare anche progetti complessi
  • Realtime Board: si tratta di una lavagna interfunzionale e gratuita dove inserire le informazioni da condividere con il team

Questi strumenti, uniti alla potenza del CRM, ti permetteranno di:

  • Gestire il team al meglio: tutti sapranno lo stato di avanzamento di un progetto e quali cose devono fare, tramite l’assegnazione di task
  • Assistere il cliente: migliorare il customer care e la retention, implementando azioni automatiche e facilitando il flusso di lavoro
  • Ottimizzare i tempi, evitando di disperdere energie con comunicazioni volanti su WhatsApp

Problem Solving

Organizzare il lavoro di una squadra richiede anche una certa inclinazione al problem solving. Per capire come approcciare ad un problema nel modo giusto, puoi applicare i passaggi di questo modello:

  1. Definisci il problema: individua il problema da risolvere. Analizzalo, se necessario, “visualizzandolo” con una mappa mentale. Per la tua mappa mentale, puoi usare software come iMindMap e MindMeinster
  2. Misura il problema: individua l’impatto che questo problema ha su di te e sul tuo team
  3. Imposta degli obiettivi, che rispettino l’acronimo SMART. Un obiettivo SMART è Specifico, Misurabile, Attuabile, Rilevante e Temporizzato
  4. Individua le cause alla radice del problema e definisci quali sono quelle che puoi controllare e quelle fuori dal tuo controllo. In questo modo potrai agire su questi fattori per evitare che il problema si ripresenti
  5. Scegli una strategia ben definita per raggiungere gli obiettivi
  6. Attua la strategia
  7. Monitora i risultati

Con questo processo potrai risolvere i problemi del team e, di conseguenza, massimizzare la produttività lavorando senza intoppi. Sulle tre sfide per organizzare il lavoro in team abbiamo detto proprio tutto: inizia mettendo in pratica questi consigli e vedrai letteralmente schizzare la tua produttività alle stelle.


Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Fornisci il tuo contributo!